Einkauf

Die Zukunft der Einkaufsorganisation mit Process Mining

August 2023
Markus Remhof

Markus Remhof

Chief Technology Officer

Die Zukunft der Einkaufsorganisation mit Process Mining

Die Dynamik und Komplexität des modernen Geschäftsumfelds stellen Einkaufsabteilungen vor neue Herausforderungen. Die Art und Weise, wie wir Materialien und Dienstleistungen beschaffen, hat sich in den letzten Jahrzehnten radikal verändert. Heutzutage ist es nicht mehr genug, die Grundfunktionen wie Preisverhandlungen und Bestellabwicklung zu erfüllen. Vielmehr steht die Einkaufsabteilung im Zentrum strategischer Entscheidungen, bei denen es darum geht, Risiken abzuschätzen, Einsparungen zu erzielen und robuste Prozesse aufzubauen.

 

Die Struktur des modernen Einkaufs

Zielzustand Einkaufsorganisation der Zukunft

In den meisten Organisationen lässt sich der Einkauf in zwei Hauptbereiche unterteilen: den operativen und den strategischen Einkauf. Beide spielen eine entscheidende Rolle, um den reibungslosen Ablauf der Geschäftsprozesse sicherzustellen und den langfristigen Erfolg des Unternehmens zu gewährleisten.

Der operative Einkauf ist dafür verantwortlich, Bestellungen zu tätigen und zu verwalten, Lieferungen zu überwachen und eventuelle Probleme zu lösen. Hier kommen auch Ad-Hoc Einkaufsaufträge ins Spiel, die eine besondere Herausforderung darstellen können, da sie oft kurzfristig und unter hohem Zeitdruck ausgeführt werden müssen.

Struktur der Einkaufsorganisation

Auf der anderen Seite steht der strategische Einkauf, der sich auf die langfristige Planung und Steuerung des Einkaufs konzentriert. Hier geht es vor allem darum, die Kosten zu senken, die Qualität zu verbessern und die Effizienz zu steigern. Hier spielen Aspekte wie das Lieferantenmanagement und die Risikoabschätzung eine entscheidende Rolle.

Dazwischen gibt es Funktionen wie den Warengruppenmanager, den Lieferantenmanager und die Einkaufsleitung, die eine Brückenfunktion zwischen dem operativen und strategischen Einkauf einnehmen und dafür sorgen, dass beide Bereiche effektiv zusammenarbeiten.

 

Herausforderungen im Einkaufsmanagement

Der Einkauf steht heute vor einer Vielzahl von Herausforderungen. Diese reichen von der Durchlaufzeit über Preisdruck, Risikominimierung bis zur Digitalisierung von Einkaufsprozesse. Mit dem zunehmenden Automatisierungsgrad im Einkauf steigt auch die Notwendigkeit, diese Prozesse durch geeignete IT-Lösungen zu unterstützen und zu optimieren.

Und genau hier kommt Process Mining ins Spiel. Process Mining ist eine Methode, die es ermöglicht, Geschäftsprozesse auf der Grundlage von Zeitstempeln zu analysieren und zu visualisieren. Dabei können Prozesse auf ihre Konformität geprüft, eine Kostentransparenz hergestellt und Preisverhandlungen auf einer soliden Grundlage geführt werden. Darüber hinaus kann Process Mining dabei helfen, die Gewinnmargen zu stabilisieren, indem es beispielsweise die automatische Weitergabe von Lieferantenpreiserhöhungen an den Vertrieb ermöglicht.

Process Mining auf einen Blick

Process Mining liefert außerdem wertvolle Daten für die Optimierung des Einkaufs, indem es automatische Berichte generiert, die die Leistungsfähigkeit und Zuverlässigkeit der Lieferanten transparent machen. Es ermöglicht eine effektive Steuerung der Einkaufsprozesse und trägt so zu Leistungsfähigkeit, Effizienz, Kontrolle und Wachstum bei – und das ohne zusätzlichen Personalaufwand.

 

Die Schnittstelle zum Lager

Ein weiterer entscheidender Aspekt im Einkaufsprozess ist die enge Zusammenarbeit mit dem Lager. Dies beginnt bereits im Bestellprozess, in dem der Einkauf dafür verantwortlich ist, dass die benötigten Materialien oder Produkte rechtzeitig und in der richtigen Menge bestellt werden. Die Informationen über Volumen und Menge der Materialien sowie den Liefertermin werden an das Lager weitergegeben, um den Wareneingang vorzubereiten.

Die Kommunikation zwischen Einkauf und Lager spielt auch eine entscheidende Rolle bei der Lösung von Problemen wie Qualitätsmängeln, Fehllieferungen, unerwarteten Bedarfsschwankungen oder Kapitalbindung.

 

Die Zukunftsvision: Einkaufsorganisation 2030 mit Process Mining

Mit der fortschreitenden Digitalisierung und Automatisierung der Geschäftsprozesse gewinnt Process Mining auch im Einkauf zunehmend an Bedeutung. In der Vision der Einkaufsorganisation 2030 werden Ad-Hoc Aufträge durch Process Mining gesteuert, mit automatischen Freigaben und proaktiven Benachrichtigungen. Komplette vernetzung des Informationsflusses

Process Mining Dashboard im Einkauf

Darüber hinaus kann Process Mining in Echtzeit Informationen über Lieferverspätungen oder Qualitätsprobleme bereitstellen und so dazu beitragen, die Effizienz und Leistungsfähigkeit der Einkaufsprozesse zu steigern. Und durch die Verknüpfung von Einkaufs- und Lagerdaten ermöglicht Process Mining eine genaue Bestandsverwaltung und Nachverfolgung und sorgt so für einen reibungslosen Materialfluss in der gesamten Lieferkette.

Zusammengefasst lässt sich sagen, dass der Einkauf mehr ist als nur das Besorgen von Waren und Dienstleistungen. Er spielt eine entscheidende Rolle in der Gesamtstrategie des Unternehmens und muss daher effizient und effektiv gemanagt werden. Mit Methoden wie dem Process Mining kann die Einkaufsorganisation ihre Prozesse optimieren und so einen wesentlichen Beitrag zum Unternehmenserfolg leisten. Die Zukunft gehört einer smarten, datengesteuerten Einkaufsorganisation.

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